PROCEDIMIENTO PARA LA CONSTRUCCIÓN DE PRESUPUESTOS[1].
Se
relaciona a continuación un modelo general para la construcción de un
presupuesto de obra, en base a la guía de buenas prácticas en la gestión de
proyectos PMbok versión 4 asi como las recomendaciones generales emitidas por
expertos y a los factores ambientales en esta materia existentes en la organización.
1. INFORMACIÓN DE ENTRADA O INICIO.
1.1.
Alcance del proyecto.
El contrato suscrito entre las partes, así como los documentos que hacen
parte integral de los mimos como lo es el acta de inicio de inicio de los
trabajos, actas de comités y compromisos proporcionan el marco general de
desarrollo para la estimación de costos de cada uno de los inmuebles.
En el alcance se detallan para cada disciplina y para cada actividad las
condiciones mínimas de entrega, es decir los entregables. La gestión de costes
debe responder a estos documentos, es decir, la gestión de costos debe estar
perfectamente coordinada con cada una de las disciplinas, entregables,
actividades y tareas para ejecutar y desarrollar el o los entregables de cada
proyecto.
1.2.
Estructura de desglose del trabajo (EDT)
Es la lista de todas las actividades, y solo todas las actividades de
cada proyecto. Esta lista debe construirse conjuntamente con todo el equipo de
diseño que esta relacionado con el proyecto y con las personas de mayor
experiencia como constructores. En esta lista se relacionan las actividades
–reitero– todas las cuales se costearan.
1.3.
Cronograma del proyecto.
Si ya están definidos hitos de entrega e hitos de cada proyecto, se deben
incluir estas consideraciones en las previsiones de costo.
1.4.
Recurso humano.
En la medida que se van listando las actividades, se debe establecer
paralelamente y al mismo tiempo, la cantidad de personas que se requieren para
desarrollar esta actividad, así como idoneidad, preparación, calidad y
experiencia.
1.5.
Planos, memorias, exigencias y especificaciones.
La lista de la EDT se elabora a partir de la información consignada en
los planos{, en las exigencias de los diseñadores y del dueño del proyecto, en
el conocimiento de los expertos que participan (para contemplar e incluir
aquellas actividades que no san fáciles y directamente identificables).
1.6.
Factores ambientales de la empresa.
La organización puede cuentar con información de multitud de proyectos
ejecutados con anterioridad; que puede revisar y enriquecer el proceso de
construcción de presupuestos, así mismo los profesionales que han participado
en muchos otros proyectos los cuales son activos que debe capitalizar en la
estimación de costos. Las condiciones del mercado, los precios en las zona del
país donde se desarrolla el proyecto, la recolección de información de costos,
precios, disponibilidad de materiales (para lugares de difícil acceso) e información
de instituciones privadas y publicas
como la sociedades de ingenieros,
agremiaciones, y las gobernaciones de departamento o estados son insumos de
estrada para la construcción de un presupuesto.
1.7.
Información Publicada.
Los documentos publicados por otros organismos del estado, pliegos de
condiciones, contratos, en las páginas de las entidades o en el portal único de contratación constituyen
una excelente base de información que puede ser usado con buen criterio y buen
juicio.
1.8.
Activos de la organización.
Los procesos ya establecidos al interior de la organización así como las
buenas prácticas, modelos de madurez y mejora organizacional en la construcción
del presupuesto de sus valores misionales así como la promesa de servicio al
cliente, deben influir en la estimación de costos.
2. CONSTRUCCIÓN DEL PRESUPUESTO HERRAMIENTAS Y
TÉCNICAS
Una vez recolectada la información de entrada, se establecen las
siguientes herramientas y técnicas.
2.1.
Juicio de expertos.
Numerosas variables, tales como tarifas, costos de los materiales.
Inflación, orden público, ubicación del proyecto, influyen en la estimación de
costos. Guiado por el conocimiento, la experiencia y la información histórica,
el experto aporta una perspectiva valiosa sobre el ambiente y la información
con la que se cuenta y también participa en la conciliación de la misma.
2.2.
Estimación análoga.
Si ya se ha participado en proyectos similares, también se pude hacer uso
de esta información con criterio y experticia profesional.
2.3.
Estimación de acuerdo a parámetros.
Si se cuenta con una buena base de conocimiento construida a través del
tiempo, bases de datos de precios en diferentes zonas, datos históricos
recogidos con rigor y que resulten relevantes, pueden usarse en conjunto con
otros métodos de estimación para lograr niveles superiores de exactitud.
2.4.
Estimación ascendente (APU´s).
Ejemplo de ello es el análisis de precios unitarios, que con la lista de
actividades desarrolla para cada tarea el análisis de costo por unidad, tiempo,
personal y materiales.
2.5.
Aplicaciones para la estimación de presupuestos
Programas de computador con acceso a listas de precios de materiales y
construcción de análisis unitarios pueden ayudar en la estimación de costos.
2.6.
Cotizaciones y licitaciones.
Hace mucho rato que los gobiernos y organizaciones dejaron atrás el
modelo de las tres cotizaciones. Con el advenimiento de las tecnologías de la
información se usan métodos mejor elaborados y que aportan mayor precisión en
la estimación de costos. La selección proveedores ha evolucionado a
elementos donde se evalúan no solo el
costo del insumo, si no otros factores que afectan la estimación de costo como
lo es la calidad del producto, el tiempo de entrega, el tipo de embalaje, el
seguimiento y el servicio del proveedor, la responsabilidad, tiempo de cambio
de defectos y otras mas. Ya en Colombia hay herramientas que usan este modelo
de aprovisionamiento como lo es iconstruye. Estimar costos no se limita a conocer
el valor de determinado insumo si no como varia el costo de este y otros
insumos en conjunto de acuerdo a la ubicación y zona donde se encuentra el
proyecto.
2.7.
Conteo de cantidades.
Es el proceso en donde se cuentan las cantidades de materiales que intervienen
en cada tarea o actividad.
3. SALIDAS: EL PRESUPUESTO
3.1.
Precios unitarios de las actividades.
Análisis de precios unitarios de todas las actividades diferenciadas por
zonas, debidamente codificadas y con cantidades trazables
3.2.
Especificaciones de construcción.
El costo depende de una forma específica de hacer, por lo cual cada
análisis de costo debe tener una forma única de hacerse para que se pueda
reproducir en cualquier circunstancia, modo o lugar.
3.3.
Listado de materiales básicos.
Es la lista de todos los insumos que se usaran en el proyecto con sus
precios incluido iva. Se recuerda que un apu es una combinación de varios
insumos presentes en la lista de materiales básicos.
3.4.
Memoria de cantidades.
Es el documento en el cual se consigna el ejercicio de conteo de
cantidades. Este documento debe tener la propiedad de ser revisable y
consultable de tal manera que cualquier persona pueda revisar la memoria de
cálculo de conteo de cantidades.
3.5.
Análisis de AIU.
El ejercicio de los costos indirectos y directos de personal
administrativo debe ser calculado así como los impuestos, seguridad social,
parafiscales. Elaborar el presupuesto es un ejercicio profesional y consciente
que debe dejar trazabilidad y memoria en todos sus cálculos.
3.6.
Análisis de necesidad de herramienta y alquiler.
Se recomienda nunca incluir dentro del precio unitario, una afectación
por alquiler de herramienta. Tan dispersión genera dificultades de control. Es
mejor establecer la necesidad de herramienta y alquiler de uso extensivo en un
solo capitulo, con ello se puede controlar y exigir esa herramienta y los
equipos de alquiler por el tiempo de duración del proyecto.
3.7.
Presupuesto de obra.
El presupuesto de obra es el documento que conjuga la labor profesional
de la estimación de costos del proyecto teniendo en cuenta todos los ítems
anteriores.
Ilustración 1: Procedimiento
sugerida para la construcción de presupuestos.
[1] De
acuerdo a la guía del project management institue (PMI) de buenas practicas en
la gerencia de proyectos PMBok V 4. 2008.
